📋 Descripción

Oportunidad como Administrative Support Processing VA (Contratista independiente) para apoyar al Admin Support Central Team de una empresa de gestión de comunidades (HOAs/associations). Tu misión será procesar solicitudes administrativas, mantener documentación al día y garantizar una comunicación clara y oportuna entre propietarios, comités, boards y Community Managers.

Responsabilidades principales

• Gestionar el proceso de Architectural Review (ARC) para varias asociaciones.
• Revisar solicitudes ARC, verificar que estén completas y contactar a propietarios para información faltante o dudas.
• Coordinar con ACM, CM, Comité/Board, propietarios, constructores y desarrolladores para asegurar tiempos de respuesta y evitar vencimientos.
• Facilitar la comunicación entre propietarios y el Comité/Board de ARC.
• Registrar cargos por tarifas ARC en los ledgers de propietarios y procesar reembolsos de depósitos cuando aplique.
• Mantener archivos electrónicos en cumplimiento con políticas de CAMS y de la asociación.
• Gestionar y responder Action Items asignados en Vantaca.
• Apoyar en el proceso de Lease Tracking: revisar contratos de arrendamiento, solicitar renovaciones e informar a Community Managers sobre incumplimientos.
• Gestionar Homeowner Insurance Tracking: solicitar pólizas, hacer seguimiento y avisar sobre propietarios no cumplidores.
• Apoyar a otros departamentos con tareas administrativas y proyectos especiales según se requiera.
• Mantener información actualizada en Vantaca (contacto de propietarios, Additional Info, documentos, etc.).

Región preferida: Filipinas o México (por restricciones del sistema del cliente).

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en administración, soporte operativo o business support (niveles Junior, Senior o Advanced).
• Actitud profesional y trato siempre cordial.
• Fuertes habilidades organizacionales y alta atención al detalle.
• Capacidad para multitasking y manejo de alto volumen de solicitudes.
• Habilidad para resolver problemas de forma autónoma.
• Excelente servicio al cliente y comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para comunicar información entre diferentes partes (propietarios, comité, managers).
• Capacidad para leer y entender documentos normativos de asociaciones (governing documents).
• Manejo sólido de MS Office, especialmente Outlook y Teams.
• Facilidad para aprender nuevos softwares (el cliente brindará capacitación en Vantaca).
• Experiencia en data entry y uso de buscadores web.
• Conocimiento de MS Forms es un plus.

🕒 Horario

• 40 horas semanales.
• Lunes a viernes.
• 8:00 AM – 5:00 PM EST.

🏖️ Beneficios

• Rol 100 % remoto como contratista independiente.
• Oportunidad de trabajar con clientes de EE. UU., Reino Unido, Canadá y Australia.
• Estabilidad de horario full-time.
• Capacitación en herramientas internas (Vantaca) y posibilidad de participar en proyectos especiales.