Overview

We are seeking a highly organized, detail-driven Sales Coordinator to support a high-performing sales organization within a fast-moving U.S.-based consulting environment. This role is not a sales position—instead, it is a behind-the-scenes operational and administrative role designed to empower the sales team, optimize efficiency, and ensure data accuracy across core systems.

The Sales Coordinator will act as a task-master, process steward, and CRM champion, working closely with Managing Partners and members of the sales team to manage pipeline administration, maintain clean and accurate Salesforce data, coordinate internal activities, and ensure client and candidate documentation flows smoothly through the lifecycle.

This is an ideal opportunity for someone who thrives in a structured, analytical, and service-oriented environment where precision, follow-through, and ownership are essential.

If this aligns with your strengths, we’d love to hear from you.

Key Responsibilities

CRM & Data Management

• Maintain data accuracy and integrity within Salesforce, including accounts, contacts, opportunities, metrics, notes, and documentation.
• Generate and manage Salesforce reports and dashboards to support visibility, forecasting, and team prioritization.
• Perform routine data audits to ensure all required fields, updates, and compliance items are complete.

Sales Operations Support

• Support the sales team in corporate processes, task prioritization, and workflow organization to help drive revenue growth.
• Coordinate account planning activities and keep documentation aligned with sales priorities.
• Step in to support metric management, sales initiatives, and event coordination as requested by Managing Partners.

Internal Coordination

• Schedule and coordinate internal meetings, team huddles, and planning sessions, ensuring agendas and materials are prepared in advance.
• Track and maintain action items, deadlines, and follow-ups to keep the sales organization running smoothly.

Client & Candidate Lifecycle Support

• Serve as a coordination point for activities related to requisitions, interviews, placements, onboarding, and off-boarding.
• Work closely with vendor partners, VMS platforms, and account teams to ensure operational compliance and timely updates.
• Manage ATS activities, including candidate submissions, interview preparation materials, documentation tracking, and launch logistics for new placements.

Administrative & Reporting Tasks

• Perform structured data entry and documentation management across sales, ATS, and CRM systems.
• Prepare reports, summaries, and updates to support sales leadership visibility and decision-making.

Desired Traits & Qualifications

• 2+ years of experience in sales support, administrative coordination, CRM management, or similar operational roles.
• Strong proficiency with Salesforce (required) and familiarity with ATS tools, spreadsheets, and reporting dashboards.
• Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple moving parts and prioritize effectively.
• Highly dependable, detail-oriented, and consistent with follow-through.
• Strong written and verbal communication skills.
• A proactive, resourceful mindset, comfortable taking ownership of tasks without needing constant guidance.
• Ability to work full-time (40 hours per week), Monday–Friday, aligned with U.S. CST/EST business hours.
• Advanced English proficiency (written and spoken).
• Professional maturity, discretion, and reliability.

Why Join Us?

• Work with a highly collaborative and people-focused U.S. consulting team.
• 100% remote role with long-term growth potential.
• Opportunity to develop deep expertise in sales operations, Salesforce processes, and coordination for enterprise-level clients.
• Thrive in an environment that values clarity, accountability, and operational excellence.

Compensation & Schedule

• Compensation will be disclosed during the first interview.
• Full-time, 40 hours per week.
• Monday–Friday, aligned with CST/EST time zones.

If you are a systems-minded professional who enjoys creating structure, maintaining accuracy, and supporting a team’s success from behind the scenes, we encourage you to apply now. This is your opportunity to join a growing consulting organization where operational excellence truly makes an impact.

📌 Rol: Bookkeeping and Admin Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide, soporte a negocios en Reino Unido)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo, contratista independiente (40 h/semana, lun–vie, 10 AM–7 PM hora UK)

🎓 Formación: No especificada (se valora experiencia en bookkeeping, soporte administrativo y roles financieros)

📋 Descripción General

20four7VA busca un/a Virtual Assistant / Bookkeeper altamente organizado/a y orientado/a al detalle para brindar soporte continuo a varios negocios con base en Reino Unido, incluyendo un care home, una empresa de propiedades y una franquicia Regus. La persona reportará directamente al Director, coordinando con contadores, proveedores y autoridades locales, y será responsable de mantener registros precisos, comunicación profesional y apoyo administrativo y financiero para mejorar la eficiencia operativa.

📋 Responsabilidades Principales

• Contactar proveedores y clientes, enviar emails de presentación profesional y configurar cuentas de facturación/proveedores.

• Descargar facturas de portales, enviar facturas de compra/venta al contador y mantener archivo digital organizado de facturas, recibos y correspondencia.

• Editar y formatear documentos, cartas y hojas de cálculo; monitorear bandejas compartidas y priorizar correos.

• Realizar llamadas a proveedores, councils y otros contactos para seguimiento de facturas, deudas o consultas, manteniendo listas de tareas y cumpliendo plazos.

• Para el care home: recopilar horas del personal, revisarlas en RotaCloud, identificar discrepancias, contactar al Birmingham City Council y otras autoridades de funding, y ayudar con recolección y organización de registros, respetando confidencialidad y protección de datos.

• Para el área de propiedades y soporte general: mantener trackers de pagos de renta, cash flow y cumplimiento (EPC, gas, seguros); apoyar aplicaciones de refinancing/funding; gestionar anuncios y comunicación en OpenRent y otros portales; asistir con correspondencia y archivos para contadores, abogados y lenders; investigar y comparar presupuestos de servicios/proveedores.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en bookkeeping, soporte administrativo o roles financieros (preferida).

• Experiencia con negocios de Reino Unido, administración de propiedades, care home o operaciones Regus/IWG (ideal).

• Excelente comunicación en inglés, habilidades numéricas y administrativas sólidas y confianza para manejar tareas en múltiples áreas de negocio.

• Capacidad para mantener registros precisos, gestionar múltiples tareas y cumplir deadlines.

• Conocimiento de QuickBooks, Xero o Sage es una ventaja (no excluyente).

• Capacidad para trabajar de forma remota, independiente y profesional bajo un acuerdo de contratista.

🏖️ Beneficios

• Rol remoto a tiempo completo como contratista independiente.

• Trabajo con clientes en mercados desarrollados (EE. UU., Reino Unido, Canadá, Australia).

• Reporte directo al Director y exposición a varios tipos de negocio (care home, propiedades, franquicia Regus).

• Horario alineado a jornada laboral del Reino Unido (10 AM–7 PM hora UK).

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish)

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: Bachillerato / Tecnicatura / Título universitario preferido (no excluyente)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Asistente Administrativo/a Bilingüe para brindar soporte remoto a clientes, realizando tareas de organización, documentación y comunicación. Es un rol ideal para perfiles bilingües (inglés/español) ordenados, orientados al detalle y con experiencia previa en administración o asistencia virtual. La posición es 100 % remota para profesionales que residan en Latinoamérica y puedan trabajar sin viajes durante los primeros cuatro meses para asegurar un onboarding correcto.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos y actualizados.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar tareas de data entry y reportes internos.

• Gestionar correos electrónicos y comunicación con clientes y proveedores.

• Apoyar en investigaciones y manejo de documentos.

• Realizar otras tareas similares o relacionadas de soporte administrativo.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o asistencia virtual.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥ 10 Mbps bajada / 2 Mbps subida) y conexión de respaldo.

• Residencia en países habilitados por la empresa en LATAM.

• Disponibilidad para no viajar durante los primeros 4 meses de empleo.

🏖️ Beneficios

• Ingreso mensual equivalente a USD 696 – 1.044 (según experiencia).

• Incrementos salariales anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80 % otorga bono de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Apoyo mensual para seguro médico (tras inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + ayuda para gimnasio / bienestar.

• Clases de fitness online ilimitadas, eventos de empresa y celebraciones de Navidad.

• Cultura basada en valores: acción, cuidado, excelencia, responsabilidad y energía positiva.

📌 Rol: Senior Executive Business Administrator, CPMO

🌎 Ubicación: 100% remoto (contratación según país elegible por GitLab)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: No especificada (se prioriza experiencia apoyando ejecutivos senior/C-level)

📋 Descripción General

GitLab busca un/a Senior Executive Business Administrator para ser partner de confianza del Chief Product & Marketing Officer (CPMO). El rol se enfoca en alinear tiempo, información y prioridades con los objetivos de producto y marketing: gestión avanzada de agenda, coordinación de viajes y eventos, preparación de materiales para reuniones y seguimiento de acuerdos. Trabajarás en un entorno remoto, global y de alta exigencia, usando herramientas colaborativas y de IA a diario para agilizar flujos de trabajo y conectar a Product, Marketing y equipos cross-funcionales.

📋 Responsabilidades Principales

• Apoyar al CPMO anticipando necesidades, gestionando la operativa diaria y asegurando que las prioridades se ejecuten sin fricciones.

• Administrar calendarios complejos: priorizar reuniones, resolver conflictos y aplicar las normas internas de reuniones.

• Convertir temas y descripciones de reuniones en agendas claras, briefings y materiales para que el CPMO llegue siempre preparado.

• Mantener comunicación frecuente y estructurada con el CPMO, resaltando temas críticos y siguiendo entregables de pares funcionales.

• Dar visibilidad al avance del equipo mediante actualización de agendas, trackers, documentación y soporte en reportes departamentales.

• Usar herramientas de IA para automatizar tareas rutinarias, sintetizar información y mejorar la calidad de soporte a la toma de decisiones.

• Coordinar viajes de punta a punta (traslados, alojamiento, documentación, seguridad) y gestionar gastos/reembolsos de forma precisa y oportuna.

• Colaborar con People Ops, IT y otros equipos en logística, reclutamiento, onboarding y organización de eventos virtuales y presenciales.

• Participar activamente en la comunidad de EBAs: compartir buenas prácticas, cubrir a otros EBAs y sumar a iniciativas del equipo.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa apoyando ejecutivos senior en entornos complejos y de ritmo rápido, idealmente C-level en áreas de producto y/o marketing.

• Experiencia gestionando agendas, viajes y gastos a través de múltiples zonas horarias, con alta capacidad para priorizar con mínima supervisión.

• Dominio de Google Workspace, Slack, Zoom y plataformas de gastos/viajes tipo Navan, así como comodidad usando herramientas de IA en el día a día.

• Experiencia coordinando trabajo cross-funcional, haciendo seguimiento de entregables y compilando info de varias fuentes para la toma de decisiones.

• Habilidad para coordinar reuniones y eventos de extremo a extremo: agendas, materiales, logística, proveedores y seguimiento de action items.

• Experiencia dando soporte a procesos de recruiting y onboarding (agendamiento de entrevistas, coordinación con hiring managers, setup de nuevos ingresos).

• Comunicación escrita y verbal clara y concisa, con trato autónomo y confidencial con socios internos y externos.

• Enfoque proactivo, ordenado y colaborativo, con capacidad de trabajar de forma independiente en un entorno remoto y dinámico.

🏖️ Beneficios

• Beneficios para salud, finanzas y bienestar (según país de contratación).

• Flexible Paid Time Off.

• Equity compensation y Employee Stock Purchase Plan.

• Growth and Development Fund para formación y desarrollo.

• Licencia parental y apoyo para home office.

Senior Bookkeeper

Retainer Contact | Remote LATAM

About Your Startup Operations

 Your Startup Operations is a boutique agency providing high-level operational services to small businesses. We work primarily with business owners in the United States. Our vision is to empower small business owners by delivering "white glove" service that maintains flexibility, care, and affordability.

Perks & benefits (clear & compact)

Effective immediately

• 7 paid company holidays (major U.S. holidays listed in original JD)
• Regularly paid company social events & game nights
• Bi-monthly team training
• 
  

After 3 months

• 1 local holiday choice per year
• $100/year professional development allowance
• One-time $50 workspace reimbursement
• 10 days PTO / 3 sick days per year
• 
  

After 1 year

• Healthcare reimbursement up to $50/month (eligible expenses)
• An additional one-time $50 workspace reimbursement
• Possible year-end bonus (company discretion)

Who You Are

• Proactive & Resourceful: You anticipate needs and solve problems before they become issues. You don't wait to be told what to do; you find the solution.
• Highly Organized: You establish clear day-to-day routines and keep complex workflows running smoothly.
• A Strong Communicator: You articulate ideas clearly and professionally in both written and verbal English.
• Detail-Oriented: You care about accuracy. (Hint: During your interview, please mention which SCORE value you most align with and why at the very end of the conversation for bonus points.)

Key Responsibilities

• Manage Financial Records: execute full-cycle bookkeeping in QuickBooks Online for a roster of clients, ensuring US GAAP compliance.
• Reconciliation & Reporting: Perform monthly bank and credit card reconciliations and generate accurate financial reports (P&L, Balance Sheet).
• AP/AR Management: oversee invoicing and bill payments using tools like Bill.com and Stripe.
• Process Optimization: Continuously look for ways to streamline financial workflows using tools like Hubdoc and 17hats.
• Client Support: Act as a reliable financial resource, maintaining professional correspondence with clients regarding their accounts.

Requirements

The Essentials:

• Experience: 5+ years of dedicated bookkeeping experience.
• International Exposure: 2+ years of experience working with American, Canadian, Australian, or U.K. clients/managers.
• Technical Mastery: 2+ years of hands-on experience with QuickBooks Online is mandatory.
• Adaptability: Ability to quickly learn new tools and find efficient solutions to day-to-day issues.
• Availability: Flexibility to take calls during PST to EST business hours.

Preferred Skills (The "Nice-to-Haves"):

• Experience with US GAAP standards.
• Familiarity with project management tools (Asana, Trello, or ClickUp).
• Proficiency with financial ecosystem tools: Stripe, Hubdoc, 17hats, Bill.com, Gusto, and Wise.
• Knowledge of IOLTA (Trust Accounting) is a significant advantage.

📌 Rol: Junior Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto – Egipto, Etiopía, Sudáfrica, Argentina, Nigeria

💼 Tipo de Contrato: Medio tiempo (30 horas semanales)

🎓 Formación: No especificada (se valora experiencia administrativa previa)

📋 Descripción General

Se busca un/a Junior Virtual Assistant para brindar soporte administrativo part-time, con foco en data entry, apoyo a ventas, logística y gestión de agenda. Es un rol ideal para alguien organizado, detallista y con excelentes habilidades de comunicación, que pueda ayudar a mantener la operación diaria ordenada y eficiente en un entorno remoto de ritmo acelerado.

📋 Responsabilidades Principales

• Asistir con tareas de data entry, manteniendo información de clientes precisa y actualizada.

• Organizar y mantener archivos, planillas y bases de datos.

• Apoyar al equipo de ventas: seguimiento de leads, actualización de registros y pipeline.

• Coordinar tareas logísticas (entregas, citas, seguimiento de ítems) y registrar actividades.

• Gestionar el calendario del ejecutivo: reuniones, recordatorios y materiales previos.

• Manejar correos, responder consultas, programar seguimientos y apoyar la comunicación interna.

• Colaborar en tareas administrativas generales, preparación de documentos, investigación y coordinación de proyectos.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en soporte administrativo o como virtual assistant (deseable).

• Manejo de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) y Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar).

• Conocimiento de herramientas de gestión de calendario y email (Gmail/Outlook).

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.

• Alta organización, atención al detalle y capacidad para manejar múltiples tareas.

• Mentalidad proactiva, profesionalismo y capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo remoto.

🏖️ Beneficios

• Rol remoto part-time con salario entre USD $600 – $700 mensuales.

• Oportunidad de ganar experiencia práctica apoyando funciones ejecutivas y operativas.

• Desarrollo de habilidades administrativas, organizativas y de comunicación en un entorno dinámico.

• Feedback directo de equipo y clientes sobre tu impacto en la operación diaria.

Remote Paralegal (US Law)

Location: Remote (LATAM) | Type: Full Time, Long-Term | Language: Fluent English

👋 The Opportunity

Are you a legal professional in Latin America with experience in US Litigation? Are you looking for a stable, long-term career where your organizational skills directly impact the success of a California law firm?

Your Startup Operations is a boutique agency connecting top-tier LATAM talent with US small businesses. We are currently hiring for a California-based Employment Defense Law Firm.

This is not a data-entry role. You will work directly with the Lead Litigator, managing the heartbeat of the firm—from the docket to the courtroom. If you are a Clio expert who loves the fast pace of litigation, we want to meet you.

🏛 About The Client

You will support a lean, high-performing legal defense practice in California. The firm represents businesses in workplace litigation. Because the team is small, you aren't just a number—you are the engine that keeps the practice running. Deadlines are critical, filings are frequent, and your attention to detail will be highly valued.

Why this role is great for you:

• High Impact: You will gain hands-on exposure to trial preparation and case strategy.
• Mentorship: You will work directly with the attorney, offering meaningful opportunities to expand into a Senior Paralegal role.
• Stability: This is a long-term position with a stable US client who values proactive support.

🚀 What You Will Do (Responsibilities)

• Master the Docket: Calendar and track all litigation deadlines to ensure zero missed dates.
• Case Management: Create, organize, and manage case files within Clio (our paperless management system).
• Drafting & Discovery: Prepare initial drafts of pleadings, motions, and discovery requests/responses. Review and summarize deposition transcripts.
• Court Filing: Handle the e-filing and e-service of pleadings and discovery in California State Courts.
• Coordination: Schedule court hearings, depositions, and mediations, managing the attorney’s complex calendar.

✅ What You Bring (Requirements)

• US Legal Experience: You must have experience working in US Law (Employment Law is a huge plus).
• Tech Stack: You are proficient in Clio, Microsoft Word, Outlook, and Adobe Pro.
• California Procedure: You are familiar with CA state court websites, reservation systems, and civil litigation deadlines.
• Communication: Your English is fluent (C1/C2) with impeccable grammar, proofreading, and punctuation skills.
• Proactivity: You don’t wait for instructions; you anticipate the attorney’s needs.

🎁 The Benefits (Why Join Us?)

We believe in taking care of our team so they can take care of our clients.

• 💰 Competitive Pay (Stable USD income)
• 🏖️ Time Off: Paid holidays, sick days, and vacation time.
• 📈 Growth: Career path into Senior Paralegal or Case Manager roles.
• 🧠 Development: Professional development and learning stipends (we pay for you to get better!).
• 🖥️ Setup: Workspace improvement stipend.
• 🏥 Health: Healthcare reimbursement (eligible after one year).
• 🎉 Culture: Team-building events, virtual social activities, and a supportive, organized environment.

📩 How to Apply

If you are ready to take ownership of a high-level legal role, apply immediately. We are looking to hire the right person as soon as possible.

📌 Rol: Bilingual Sales Representative Virtual Assistant (Senior Level)

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide, dentro de horario 9 a.m. – 5 p.m. PST)

💼 Tipo de Contrato: Medio tiempo (20 h/semana) / Contratista independiente, con posibilidad de full-time según desempeño

🎓 Formación: No especificada (se requiere experiencia en ventas/desarrollo de negocio)

📋 Descripción General

Se busca un/a Bilingual Sales Representative Virtual Assistant de nivel senior para apoyar los esfuerzos de desarrollo de negocio de un servicio basado en ventas. El rol combina generación y calificación de leads, outreach a clientes, cold calling y gestión de relaciones, junto con tareas administrativas ligeras. Es una posición remota, part-time, ideal para perfiles bilingües (inglés/español), organizados, proactivos y con experiencia en estrategias de ventas para negocios de servicios.

📋 Responsabilidades Principales

• Generar y calificar leads mediante investigación y outreach.

• Realizar llamadas en frío y seguimientos a clientes potenciales.

• Presentar servicios, manejar objeciones y dar seguimiento profesional.

• Agendar citas y gestionar comunicaciones con clientes.

• Apoyar en facturación, cobros y seguimiento de pagos.

• Colaborar en publicaciones en Instagram para dar visibilidad a la marca.

• Mantener registros precisos y entregar reportes semanales de desempeño.

🎯 Requisitos

• 3+ años de experiencia en ventas o desarrollo de negocios.

• Bilingüe: inglés y español fluido (obligatorio).

• Comunicación clara y acento profesional en inglés.

• Fuertes habilidades de ventas y negociación.

• Manejo de CRM y excelentes capacidades organizativas.

• Perfil proactivo, autodirigido y capaz de trabajar con mínima supervisión.

• Disponibilidad de lunes a viernes dentro del horario 9 a.m. – 5 p.m. PST (20 h/semana).

🏖️ Beneficios

• Rol remoto como contratista independiente, con clientes internacionales.

• Posibilidad de crecimiento a tiempo completo según resultados.

• Estructura clara de trabajo bajo Master Services Agreement y Statement of Work, con pagos gestionados por 20four7VA.

• Potencial para futuros matches con otros clientes en función de tu perfil y disponibilidad.

About Us

Hotel Gurus is a fast-growing company specializing in sourcing and managing hotel room blocks for weddings, sports teams, and corporate events across North America. We pride ourselves on delivering exceptional service, smooth processes, and a white-glove client experience.

We’re looking for a highly motivated, detail-oriented Virtual Assistant to support our operations and administrative functions. This role is ideal for someone who thrives in an organized, fast-paced environment and enjoys helping a small business scale efficiently.

Responsibilities

• Provide administrative and operational support to management
• Assist with data entry, CRM updates (Monday.com), and document management
• Support light accounting tasks such as invoice tracking, reconciling vendor payments, and data 
• Communicate with clients and vendors via email and phone in fluent English
• Track progress of hotel room block bookings, follow up on pending items, and maintain accurate records
• Support the hotel contracting process by assisting with document setup and organization
• Help with scheduling, inbox management, and file organization
• 
  

Qualifications

• Strong written and spoken English 
• Prior experience as a Virtual Assistant, Executive Assistant, or Operations Coordinator
• Travel industry experience preferred
• Excellent attention to detail and organization
• Comfortable working with tools such as CRMs (Monday.com), Google Drive, Outlook and Cvent (training provided)
• Reliable internet connection and ability to work U.S. hours (Pacific Time)
• Friendly, professional communication style and proactive problem-solving attitude

Why You’ll Love Working With Us

• Collaborative, supportive team
• Opportunities to learn about hotel sourcing, contracting, and event logistics
• Flexible remote work environment
• 
  
• Work directly with the CEO and operations team to streamline systems and grow professionally

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: Título terciario o universitario preferido (Associate’s o Bachelor’s degree)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Remote Bilingual Administrative Assistant para brindar soporte administrativo 100 % remoto a clientes, trabajando desde Latinoamérica. Es un rol ideal para profesionales bilingües (inglés/español), organizados y orientados al detalle, que gestionen documentación, reportes y comunicación con clientes y proveedores. La empresa está certificada como Great Place to Work 2025–2026 y prioriza valores como acción, cuidado, excelencia, responsabilidad y energía.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar tareas de data entry y reportes internos.

• Gestionar emails y comunicaciones con clientes y proveedores.

• Apoyar en investigación y manejo de documentos.

• Ejecutar otras tareas similares o relacionadas según necesidad.

🎯 Requisitos

• Inglés y español fluidos (C1/C2).

• De 1 a 5 años de experiencia en administración o asistencia virtual.

• Dominio de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office tranquilo, internet estable (≥ 10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión de respaldo.

• Disponibilidad para trabajar desde los países indicados por la empresa y sin viajes durante los primeros 4 meses.

🏖️ Beneficios

• Rango de pago equivalente a USD $696–$1,044 mensuales (según experiencia).

• Incrementos salariales anuales y posibles bonos discrecionales de clientes.

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagados.

• Apoyo mensual para seguro médico (tras la inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario, allowance de gimnasio/bienestar y clases fitness online ilimitadas.

• Eventos de empresa y celebraciones de Navidad, en un entorno alineado con los valores ACTION, CARE, OUTSTANDING, DEPENDABLE y ENERGY.

📌 Rol: Bilingual Healthcare VA (Worker's Compensation VA)

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo / Contratista independiente

🎓 Formación: No especificado

📋 Descripción General

Se busca un/a Bilingual Healthcare VA (Business Support VA, nivel Junior–Senior) para brindar servicios remotos a clientes del sector médico, principalmente en mercados como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia. La posición combina tareas administrativas y de front office para asegurar el correcto funcionamiento diario de la oficina médica de forma remota. El objetivo del rol es mejorar la eficiencia del negocio, la calidad del servicio y apoyar las funciones operativas mediante tareas específicas de alto nivel.

📋 Responsabilidades Principales

• Gestionar y coordinar llamadas telefónicas y agendas utilizando RingCentral y sistemas EMR.

• Manejar la facturación de pacientes, incluyendo emisión de facturas y seguimiento de pagos con Square.

• Transcribir notas médicas o administrativas de forma precisa.

• Realizar data entry y mantener actualizados los registros de pacientes y de oficina.

• Brindar apoyo administrativo general según se requiera por el cliente.

🎯 Requisitos

• Bilingüe en inglés y español.

• Experiencia previa en oficina médica (obligatoria).

• Manejo de Google Suite; experiencia con Edvak y Square (preferida, no excluyente).

• Familiaridad con RingCentral es un plus.

• Excelente atención al detalle, organización y habilidades de comunicación oral y escrita.

• Conexión a internet confiable y suministro eléctrico estable.

• Disponibilidad para trabajar 40 horas semanales, de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m. PST (con 30 minutos de almuerzo no remunerado).

🏖️ Beneficios

• Oportunidad de trabajar como contratista independiente con clientes internacionales mediante 20four7VA.

• Rol 100% remoto, con alineación de horario según necesidades del cliente cuando sea posible.

• Acuerdos regidos por Master Services Agreement y Statement of Work, con pagos procesados a través de 20four7VA según los términos del compromiso.

• Posibilidad de ser considerado/a para futuros proyectos y matching con otros clientes.

📌 Rol: Creative Virtual Assistant (LATAM & The Caribbean)

🌎 Ubicación: Fully Remote (múltiples ubicaciones en LATAM y el Caribe)

💼 Tipo de Contrato: Part-time / Hourly-based (20–40 horas semanales)

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

BA Global Talent busca un/a Creative Virtual Assistant en Latinoamérica y el Caribe para apoyar a una agencia de marketing digital en crecimiento. Es un rol multidisciplinario que combina tareas creativas (contenido y diseño básico), coordinación administrativa y comunicación directa con clientes. La persona ideal es organizada, proactiva y capaz de alternar entre tareas que requieren atención al detalle, criterio visual y construcción de relaciones. Reportarás directamente al Creative Director y al Director of Digital Marketing, formando parte de un equipo joven y en rápido crecimiento que valora a su personal de primera línea.

📋 Responsabilidades Principales

• Gestionar redes sociales: programación de posts con software de social media y apoyo en el desarrollo de contenido.

• Apoyar en diseño básico con Canva (u otras herramientas similares) para piezas gráficas.

• Gestionar proyectos y campañas de diseño y marketing usando software dedicado, incluyendo campañas de email marketing (ejecución y monitoreo).

• Comunicarte directamente con clientes para recopilar assets de marketing y obtener accesos a sus cuentas online (redes sociales, cuentas de Google, etc.).

• Realizar investigación de mercado competitiva, gestionar el CRM y desarrollar contenido con apoyo de herramientas de IA.

• Apoyar esfuerzos de ventas y generación de leads una vez capacitado/a en los procesos del cliente.

• Crear propuestas y realizar otras tareas administrativas según sea necesario.

🎯 Requisitos

• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés (rol de cara al cliente).

• Disponibilidad para asistir a videollamadas cuando sea necesario.

• Fuertes habilidades organizativas para manejar múltiples tareas y flujos de trabajo en un entorno dinámico.

• Dominio de Canva (o herramientas similares) para diseño gráfico básico a intermedio.

• Experiencia utilizando ChatGPT para creación de borradores de contenido.

• Experiencia con software de programación de redes sociales (Hootsuite, Buffer, Later, Sprout Social, etc.).

• Familiaridad con plataformas CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, etc.).

• Deseable: experiencia con Vendasta Partner Center y Business App.

• Experiencia usando Slack o MS Teams.

• Disponibilidad para trabajar en horario de Eastern Time.

• Envío de CV en inglés (requisito para ser considerado/a).

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto, en múltiples ubicaciones.

• Rol en una empresa joven y en rápido crecimiento que conecta talento remoto de alta calidad con clientes en EE. UU.

• Oportunidad de desarrollarte profesionalmente en un entorno de marketing digital y soporte creativo.

• Entorno inclusivo con igualdad de oportunidades sin distinción de raza, religión, género, orientación sexual, identidad de género o nacionalidad.

📌 Rol: Bilingual Administrative Support Specialist

🌎 Ubicación: 100% remoto

💼 Tipo de Contrato: Full time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

Buscamos un/a Bilingual Administrative Support Specialist para ClearDesk, una posición 100% remota orientada a brindar soporte administrativo y de coordinación para que los equipos entreguen experiencias fluidas y profesionales a los clientes. Serás la persona clave detrás de procesos como onboarding de nuevos clientes, gestión de documentación, seguimiento de tareas y actualización de información en sistemas internos como Salesforce. El rol combina organización, atención al detalle y comunicación en inglés y español, asegurando que todo funcione de forma precisa, oportuna y sin fricciones para los clientes y el equipo interno.

📋 Responsabilidades Principales

• Brindar soporte administrativo y de coordinación para garantizar operaciones diarias fluidas para el equipo.

• Realizar llamadas de bienvenida con nuevos clientes usando guiones predefinidos y documentar toda la información requerida en Salesforce.

• Enviar documentos a clientes para revisión y firma, dar seguimiento al estado y asegurar su entrega oportuna.

• Mantener y actualizar registros de clientes y logs de tareas en Salesforce, cumpliendo lineamientos internos.

• Dar soporte en el formateo de documentos, organización de archivos digitales y mantenimiento de estructuras claras de carpetas y nombres en drives compartidos.

• Hacer seguimiento de procesos activos, identificar documentación incompleta o demorada y comunicar el estado al equipo vía Slack o email.

• Agendar citas de seguimiento, recordatorios o llamadas de check-in, coordinando la comunicación entre clientes y departamentos internos.

• Realizar data entry ligero y asegurar exactitud en la documentación digital para apoyar reportes y auditorías.

• Participar en reuniones semanales de equipo vía Zoom, compartir actualizaciones de progreso y escalar problemas o cuellos de botella.

• Apoyar otras funciones administrativas según se asignen, mostrando flexibilidad ante nuevos proyectos o cambios en el flujo de trabajo.

• Redactar y enviar newsletters con listings, novedades y noticias del equipo.

• Colaborar con agentes para alinear el marketing a su marca y objetivos.

• Mantener sitios web y listings online actualizados.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en soporte administrativo, onboarding de clientes o atención al cliente.

• Bilingüe inglés–español, con comunicación clara y profesional en ambos idiomas.

• Confianza usando CRMs (como Salesforce), hojas de cálculo y otras herramientas cloud.

• Alta capacidad organizativa para gestionar múltiples clientes, tareas y deadlines.

• Gran atención al detalle y compromiso con la precisión y consistencia documental.

• Perfil proactivo, resolutivo y cómodo haciendo seguimiento para mantener procesos en tiempo.

• Capacidad de autogestión, confiabilidad y comodidad trabajando de forma remota.

• Enfoque colaborativo y orientación a mantener las operaciones funcionando sin fricciones.

• Disponibilidad para trabajar en horario de zona horaria de EE. UU.

Requisitos Técnicos

• Webcam HD de al menos 720p.

• Headset con cancelación de ruido.

• Conexión a internet principal de al menos 25 Mbps.

• Laptop/PC principal con procesador mínimo Intel Core i5 (o equivalente) y 8 GB de RAM.

• Laptop/PC de respaldo con al menos Intel Core i3 y 4 GB de RAM.

• Dispositivo de internet de respaldo y fuente de energía de respaldo.

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto desde casa.

• Colaboración con clientes en EE. UU. que valoran el tiempo y las habilidades del equipo remoto.

• Entorno remote-first con apoyo real al crecimiento profesional.

• Pago justo y puntual.

• Cobertura de HMO prepagada para tranquilidad y bienestar.

• Oportunidades de desarrollo con herramientas, capacitación y feedback honesto.

• Celebración de logros y cultura que se preocupa genuinamente por las personas.

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) - LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Full time

🎓 Formación: Título universitario Bachelor’s o Associate’s preferido

📋 Descripción General

Buscamos un/a Remote Bilingual Administrative Assistant organizado/a y orientado/a al detalle para brindar soporte administrativo 100% remoto a clientes desde Latinoamérica. Formarás parte de Valatam, un equipo que conecta profesionales bilingües con clientes globales y que ha sido certificado como Great Place to Work para el período 2025–2026. El rol se centra en la gestión de documentación, apoyo administrativo diario, manejo de correos y coordinación con clientes y proveedores. Es una posición ideal para asistentes administrativos o virtuales con experiencia, que deseen trabajar en un entorno remoto, estable y con foco en procesos bien documentados.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos y actualizados.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar tareas de data entry y reportes internos.

• Gestionar correos electrónicos y comunicaciones con clientes y proveedores.

• Apoyar en tareas de investigación y manejo de documentos.

• Ejecutar otras tareas similares o relacionadas según sea necesario.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español fluido.

• Entre 1 y 5 años de experiencia en administración o asistencia virtual.

• Dominio de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, conexión a internet estable (≥ 10 Mbps de bajada / 2 Mbps de subida) y conexión de respaldo.

• Título de Bachelor’s o Associate’s degree (preferido, no excluyente).

⚠️ Condiciones Adicionales

• Durante los primeros cuatro meses de empleo, es crítico que la persona pueda trabajar desde los países indicados y sin compromisos de viaje.

• Si el candidato/a tiene un viaje planificado dentro de ese período, se solicita aplicar después de su regreso.

🏖️ Beneficios

• Cultura basada en valores: ACTION (get things done), CARE (help others and do things right), OUTSTANDING (operate at the highest standards), DEPENDABLE (own every commitment) y ENERGY (bring positivity every day).

• Rango de ingreso mensual equivalente a USD $696 – $1,044 (según experiencia, pago por hora).

• Incrementos salariales anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% de los clientes otorgan bono de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días de PTO pagados.

• Subsidio mensual para seguro médico (después de la inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + apoyo para gimnasio/bienestar.

• Clases de fitness online ilimitadas + eventos de empresa y celebraciones de Navidad.

📌 Rol: Administrative Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto – Solo Latinoamérica (ej. Córdoba, CDMX, Brasilia, San Salvador, Antioquia, San José, Antofagasta y otros países de LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: Experiencia previa en soporte administrativo, operaciones o funciones similares; CV en inglés (excluyente)

📋 Descripción General

Buscamos un/a Administrative Assistant altamente organizado/a y proactivo/a para apoyar al founder y al equipo de liderazgo de una organización de digital marketing en rápido crecimiento. En este rol, vas a actuar como hub central de operaciones internas: manteniendo procesos ordenados, gestionando prioridades, apoyando esfuerzos de contratación, asistiendo a Account y Project Managers y asegurando que las tareas críticas se completen a tiempo. Es una posición de alta confianza, con responsabilidad directa sobre la coordinación diaria del negocio y con claras oportunidades de crecimiento hacia un rol más estratégico en operaciones o soporte ejecutivo.

📋 Responsabilidades Principales

• Gestionar calendarios, bandejas de entrada y prioridades del equipo de liderazgo.

• Hacer seguimiento de tareas en ClickUp y asegurar su cumplimiento en tiempo y forma.

• Mantener documentación interna organizada: SOPs, archivos y procesos.

• Publicar vacantes, pre-filtrar candidatos y coordinar entrevistas.

• Apoyar el outreach a candidatos y la gestión del pipeline de reclutamiento.

• Brindar soporte a Account y Project Managers en seguimientos e implementación de procesos internos.

• Asistir con la programación de reuniones, coordinación diaria y soporte operativo general.

• Subir contenido y colaborar en la coordinación de webinars.

• Apoyar el seguimiento en el CRM y la preparación de materiales de marketing.

• Realizar investigaciones puntuales, gestión de archivos y apoyo en la implementación de nuevas herramientas.

🎯 Requisitos

• Fluidez en inglés, tanto escrito como hablado (excluyente).

• Fuertes habilidades organizativas y alta atención al detalle.

• Capacidad para gestionar múltiples prioridades y dar seguimiento constante.

• Perfil tech-savvy, cómodo trabajando con herramientas digitales.

• Mentalidad proactiva, capacidad de trabajar de forma independiente y asumir ownership de sus tareas.

• Interés en un rol full-time y de largo plazo.

• Residencia en algún país de Latinoamérica.

• Se valorará experiencia previa apoyando agencias digitales o empresas relacionadas a healthcare.

• Plus: experiencia en operaciones, recruiting o soporte administrativo para equipos remotos.

• Se dará prioridad a postulaciones que incluyan video de presentación en Loom.

🏖️ Beneficios

• Salario aproximado: USD 1,500/mes.

• Rol 100% remoto, trabajando en horario de EE. UU..

• Oportunidad de crecimiento hacia funciones más estratégicas en operaciones o soporte ejecutivo.

• Trabajo directo con founder y liderazgo, con impacto real en la organización.

• Entorno dinámico, orientado a procesos y mejora continua.

📌 Rol: Loan Processing Administrative Assistant (Business Support VA)

🌎 Ubicación: 100% remoto – Worldwide (excepto Cebu, Filipinas)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo – Independent Contractor (40 horas semanales)

🎓 Formación: 2+ años de experiencia en procesamiento de préstamos, administración hipotecaria o gestión de documentos financieros

📋 Descripción General

Buscamos un/a Loan Processing Administrative Assistant altamente organizado/a y autodirigido/a para apoyar a una mortgage brokerage consolidada en Australia. En este rol, vas a encargarte del lado administrativo de las solicitudes de préstamos: desde la carga y verificación de datos hasta la gestión de documentos, seguimiento de estados y cumplimiento de requisitos de los distintos lenders. También colaborarás en la documentación de procesos, optimización de flujos de trabajo y coordinación diaria con un equipo virtual ya establecido. Es una posición remota bajo modalidad de contratista independiente, enfocada en mejorar la eficiencia operativa, la calidad del servicio y el orden administrativo de los expedientes de préstamo.

📋 Responsabilidades Principales

• Asistir en la preparación, revisión y envío de aplicaciones de préstamos a través de los sistemas internos y portales de los lenders.

• Recopilar, organizar y verificar documentos financieros de clientes (comprobantes de ingresos, identificación, estados bancarios y soportes adicionales).

• Hacer seguimiento al progreso de las solicitudes de préstamo, actualizando estados y requisitos pendientes con múltiples entidades financieras.

• Garantizar el cumplimiento de toda la documentación interna y de los requerimientos de cada lender.

• Actualizar registros digitales y asegurar que los archivos de clientes estén completos, correctos y bien organizados.

• Documentar y mantener SOPs (procedimientos operativos estándar) para los flujos de procesamiento de préstamos existentes.

• Revisar procesos actuales y sugerir mejoras para ganar eficiencia y reducir errores.

• Colaborar con el equipo virtual de loan processing para estandarizar documentación y asegurar consistencia.

• Monitorear tiempos administrativos para que los expedientes se procesen dentro de los plazos requeridos.

• Comunicarse de forma proactiva con el cliente y los team leads mediante email, Slack o herramientas de gestión de proyectos.

• Preparar reportes resumen o actualizaciones de avance para reuniones de equipo o revisiones de gestión.

• Mantener estricta confidencialidad y profesionalismo al manejar información financiera sensible.

🎯 Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia en procesamiento de préstamos, administración hipotecaria o gestión de documentos financieros (experiencia en mortgage o lending muy valorada).

• Conocimiento intermedio a sólido del ciclo de aplicación de una hipoteca y de los requisitos documentales de los lenders.

• Atención al detalle excepcional, alta precisión y excelente gestión del tiempo.

• Experiencia creando SOPs o documentación de flujos de trabajo es un plus.

• Dominio de Google Workspace o Microsoft Office (especialmente Excel, Word y Outlook).

• Inglés avanzado para lectura, escritura y comprensión de documentación y comunicaciones.

• Perfil autosuficiente, disciplinado y con ganas de aprender nuevos sistemas y procesos.

• Experiencia con software financiero o CRMs australianos (ApplyOnline, MyCRM, Mercury Nexus) es un plus, no excluyente.

• Rasgos personales: persona detallista, cuidadosa y altamente organizada.

• Preferencia por candidatos con background en cuentas o procesos australianos (deseable).

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto apoyando clientes en mercados desarrollados (EE. UU., Reino Unido, Canadá, Australia).

• Contrato como Independent Contractor bajo Master Services Agreement y Statement of Work.

• Horario establecido: lunes a viernes, de 9:30 AM a 6:30 PM AEDT (Australian Eastern Daylight Time).

• Rol estable a tiempo completo (40 horas semanales) con tareas claras y foco en eficiencia operativa.

• Oportunidad de desarrollar experiencia en el sector hipotecario australiano y en flujos financieros internacionales.

• Soporte de 20four7VA en el proceso, con posibilidad de futuros matchings con otros clientes.

📌 Rol: CPT-10114 Administrative Virtual Assistant

🌎 Ubicación: Worldwide – 100% remoto (offshore)

💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor – Part-Time

⏱️ Horas Semanales: 20 horas

🗓️ Días: Lunes a Viernes

🕒 Horario de Referencia: 8:00–13:00 hs PST o 10:00–15:00 hs PST

📋 Descripción General del Rol

20four7VA busca un/a Administrative Virtual Assistant detallista y altamente organizado/a para brindar soporte administrativo y clerical a clientes en mercados como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia. Serás responsable de gestionar comunicaciones, documentos y datos, además de apoyar tareas administrativas diarias en un entorno dinámico y remoto. El foco del rol es mejorar la eficiencia del negocio y apoyar la operación con entregables precisos y profesionales.

📋 Responsabilidades Principales

• Redactar, gestionar y responder correos electrónicos de forma profesional y oportuna.

• Revisar, corregir y editar documentos para asegurar exactitud, cumplimiento y buena gramática.

• Crear, actualizar y mantener hojas de cálculo en Excel para reportes y seguimiento.

• Ingresar y gestionar datos con precisión en distintos sistemas de software.

• Programar, configurar y alojar reuniones por Zoom según se requiera.

• Realizar diversas tareas administrativas y de oficina virtual para apoyar las operaciones diarias.

🎯 Requisitos

• Experiencia comprobable en soporte administrativo o en un rol similar.

• Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.

• Dominio de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.

• Experiencia usando Zoom y otras herramientas de reuniones virtuales.

• Excelente atención al detalle y sólidas habilidades organizativas.

• Capacidad para manejar información confidencial con discreción.

📃 Términos del Engagement

• Rol regulado por Master Services Agreement y Statement of Work de 20four7VA.

• No es una oferta de empleo: se trata de un compromiso como contratista independiente, no empleado/a de 20four7VA ni del cliente.

• Toda compensación se procesa a través de 20four7VA según los términos del acuerdo.

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (solo candidatos en países de LATAM especificados por la empresa)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

📋 Descripción General del Rol

Valatam busca un/a Bilingual Administrative Assistant para brindar soporte remoto a clientes internacionales desde Latinoamérica. Es un rol ideal para profesionales bilingües, organizados y orientados al detalle, que disfruten de la administración, la documentación y la comunicación diaria con clientes y proveedores. Trabajarás documentando procesos, gestionando archivos, realizando data entry y apoyando tareas de investigación y reporting en un entorno 100% remoto.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos y actualizados.

• Subir, organizar y mantener archivos en Google Drive.

• Realizar tareas de data entry y reportes internos.

• Gestionar correos electrónicos y comunicación con clientes y proveedores.

• Apoyar en investigaciones, manejo de documentos y tareas administrativas relacionadas.

• Asumir otras tareas similares o relacionadas según sea necesario.

🎯 Requisitos

• Inglés y español fluidos (nivel C1/C2 en inglés).

• De 1 a 5 años de experiencia en administración o asistencia virtual.

• Dominio de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥ 10 Mbps bajada / 2 Mbps subida) y conexión de respaldo.

• Título universitario o técnico (Associate/Bachelor’s) preferido.

• Disponibilidad para trabajar sin viajes ni compromisos de traslado durante los primeros 4 meses, desde los países autorizados por la empresa.

🏖️ Beneficios

• Remuneración por hora equivalente a USD 696–1.044/mes (según experiencia).

• Incrementos salariales anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80 % de los clientes otorgan bono de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días de PTO pagados.

• Stipend mensual para seguro médico (después de la inducción).

• Bonos por cumpleaños/aniversario + ayuda para gym/bienestar.

• Clases de fitness online ilimitadas + eventos de empresa y celebraciones de Navidad.

• Cultura basada en los valores: ACTION, CARE, OUTSTANDING, DEPENDABLE, ENERGY.

📌 Rol: CPT-10082 Bookkeeping and Admin Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto (offshore, foco en clientes UK/US)

💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor – Business Support VA Junior/Senior Level

⏱️ Horas Semanales: 40 horas

🗓️ Días: Lunes a Viernes

🕒 Horario de Referencia: 10:00 a 19:00 (hora del Reino Unido)

📝 Idioma del CV: Inglés (obligatorio)

📋 Sobre 20four7VA y el Cliente

20four7VA conecta contratistas independientes offshore con clientes en mercados desarrollados como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia. En esta oportunidad, buscamos un/a Virtual Assistant / Bookkeeper para brindar soporte continuo a varias empresas con sede en el Reino Unido: un care home, una compañía de propiedades y una franquicia Regus. Reportarás directamente al Director y trabajarás en coordinación con contadores, proveedores y autoridades locales del Reino Unido, ayudando a mejorar la eficiencia del negocio, la calidad del servicio y el orden operativo a través de tareas administrativas y contables de alta calidad.

📋 Responsabilidades Principales

Soporte General (todas las empresas)

• Contactar proveedores y clientes para presentarte, confirmar datos y asegurar una comunicación fluida.

• Enviar emails de presentación profesional y configurar cuentas de facturación o proveedores cuando haga falta.

• Descargar facturas de portales de proveedores y enviar facturas de compra/venta al contador.

• Mantener un archivo digital ordenado de facturas, recibos y correspondencia.

• Editar y formatear documentos, cartas y hojas de cálculo del negocio.

• Monitorear bandejas de correo compartidas y priorizar emails que requieran acción o escalamiento.

• Realizar llamadas a proveedores, ayuntamientos y otros contactos para seguimiento de facturas, deudas o consultas.

• Mantener listas de tareas claras y asegurar el cumplimiento de deadlines.

Care Home

• Recopilar horas de personal y comunicaciones desde el Care Home Manager y revisarlas contra RotaCloud (rota management software).

• Detectar discrepancias y reportar incidencias de forma oportuna.

• Contactar Birmingham City Council y otras autoridades de financiación respecto a pagos, facturas y consultas.

• Apoyar en la recopilación de registros y organización de documentos.

• Mantener confidencialidad y cumplimiento de normas de protección de datos.

Regus Franchise

• Dar soporte administrativo similar en coordinación con los sistemas y procesos de Regus/IWG.

• Colaborar en la comunicación con proveedores, clientes y equipos internos ligados a la franquicia.

• Ayudar con registros, archivos y seguimiento de información relevante para la operación.

Property & General Business Support

• Mantener trackers de pagos de renta, flujo de caja y cumplimiento de propiedades (EPC, gas safety, seguros, etc.).

• Apoyar procesos de refinanciación o solicitudes de financiación, compilando la documentación requerida.

• Gestionar listados en OpenRent y otros portales (publicación de propiedades y comunicación con inquilinos).

• Apoyar la correspondencia y gestión de archivos para contadores, abogados y lenders.

• Investigar y comparar presupuestos de servicios o proveedores cuando sea necesario.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en soporte administrativo, bookkeeping o funciones financieras (preferido).

• Experiencia trabajando con negocios basados en UK es un plus.

• Conocimiento de QuickBooks, Xero o Sage es ventajoso pero no esencial.

• Idealmente experiencia en administración de propiedades, care homes o entorno Regus/IWG.

• Excelentes habilidades numéricas, administrativas y de organización.

• Gran nivel de inglés escrito y hablado, con capacidad de comunicarte con contadores, proveedores y autoridades del Reino Unido.

• Capacidad para priorizar tareas, gestionar múltiples responsabilidades y cumplir plazos.

• Alto nivel de precisión, atención al detalle y confidencialidad.

• Comodidad trabajando de forma independiente dentro de un marco de procesos definidos.

📃 Términos del Engagement

• Rol bajo Master Services Agreement y Statement of Work de 20four7VA.

• No es una oferta de empleo: la relación es como contratista independiente, no empleado/a de 20four7VA ni del cliente.

• Toda compensación se procesa a través de 20four7VA según los términos del acuerdo.

• La asignación final dependerá de la alineación con las necesidades del cliente, la experiencia y la disponibilidad.

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto en horario de Reino Unido.

• Oportunidad de trabajar con varias empresas UK (care home, propiedades, franquicia Regus).

• Rol estable a tiempo completo con tareas variadas de administración y contabilidad ligera.

## *About the Role*

We are looking for a *mature, senior-level Virtual Assistant* with strong follow-through, excellent organizational skills, and experience managing operations, scheduling, communication, and systemization.

This is not an entry-level role.

You must be comfortable taking full ownership of tasks, keeping projects moving, and ensuring nothing falls through the cracks.

You will play a major role in helping systemize and streamline the operational backbone of the company.

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## *Key Responsibilities*

### *Project & Operations Management*

•⁠ ⁠Manage and track scheduling for brand ambassadors 

•⁠ ⁠Oversee follow-ups and communication with the field marketing team

•⁠ ⁠Ensure tasks, deliverables, and events stay on track

•⁠ ⁠Maintain and organize operational workflows to eliminate bottlenecks

•⁠ ⁠Project Management tools like Asana, Clickup, monday.com

### *Communication & Email Administration*

•⁠ ⁠Manage the founder’s inbox and communications

•⁠ ⁠Send out structured email sequences such as:

•⁠ ⁠Follow up proactively with team members to ensure completion

### *System Building & Process Improvement*

•⁠ ⁠Transition workflows from *Google Forms* to more robust CRM. GHL, Airtable

•⁠ ⁠Help document and systemize repeatable processes

•⁠ ⁠Assist in implementing new tools as needed

### *General Administrative Support*

•⁠ ⁠Calendar management, scheduling, reminders

•⁠ ⁠Light project coordination

•⁠ ⁠Organizing spreadsheets, documents, and databases

•⁠ ⁠Support with special projects (e.g., Christmas concepts for clients, data sorting, etc.)

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## *Ideal Candidate Profile*

We are looking for someone who is:

•⁠ ⁠*Senior-level* in ability, maturity, and professionalism

•⁠ ⁠Highly organized, detail-oriented, and dependable

•⁠ ⁠Excellent at follow-through (projects should not be left in limbo)

•⁠ ⁠Strong in communication and able to manage multiple email threads

•⁠ ⁠Confident working independently without micromanagement

•⁠ ⁠Comfortable learning and using new tools and systems

•⁠ ⁠Proactive, with a strong sense of responsibility and ownership

•⁠ ⁠Experienced in operations, scheduling, or project management

## *Why Work With Delegated AI?*

•⁠ ⁠Long-term, stable opportunity with room to grow

•⁠ ⁠Support from Delegated AI’s training, accountability, and ongoing check-ins

•⁠ ⁠No micro-management - you are trusted to own your responsibilities

📌 Rol: Business Support Virtual Assistant (CPT-10111)

🌎 Ubicación: 100% remoto (offshore)

💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor – Business Support VA / Junior–Senior Level

⏱️ Horas Semanales: 30–40 horas

🗓️ Días: Lunes a Viernes

🕒 Horario de Referencia: 12:00 a 21:00 (hora de Irlanda)

📝 Idioma del CV: Inglés (obligatorio)

📋 Sobre 20four7VA

20four7VA conecta contratistas independientes offshore con clientes de todo el mundo, especialmente en mercados como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia. Cada oportunidad se gestiona bajo un acuerdo de servicios y un alcance de trabajo definidos, con foco en brindar soporte remoto profesional, confiable y alineado a las necesidades de cada cliente. La relación es siempre como contratista independiente, no como empleado directo de 20four7VA ni de sus clientes.

📋 Descripción General del Rol

Buscamos un/a Business Support Virtual Assistant altamente organizado/a y proactivo/a, con excelente comunicación en inglés y acento neutro, para apoyar tanto la operación de negocio como tareas personales de una emprendedora de alto impacto. Esta persona será el “right hand” en el día a día: gestionando agenda, coordinando sesiones y workshops, acompañando proyectos creativos (como publicación de libros y desarrollo de apps) y manteniendo la operación ordenada. El perfil ideal es detallista, resolutivo, confiable y cómodo manejando tareas ejecutivas, de cara al cliente y administrativas en un entorno dinámico y en constante movimiento.

📋 Responsabilidades Principales

1. Operaciones Ejecutivas y de Negocio

• Gestionar calendarios, citas y viajes en múltiples husos horarios (Irlanda, EE. UU., etc.).

• Coordinar sesiones, workshops y conferencias (por ejemplo, charlas de reprogramación subconsciente y eventos en vivo).

• Preparar materiales para clientes: resúmenes, documentos de onboarding, mensajes de seguimiento y contratos.

• Mantener la exactitud de datos en el CRM: actualización de registros, pagos y sesiones completadas.

• Coordinar logística con colaboradores (contadores, socios de marketing, etc.).

• Hacer seguimiento de líneas de tiempo de proyectos (publicación de libros, desarrollo de apps, funnels) para que los entregables se cumplan según lo previsto.

• Mantener a la clienta alineada con tareas y deadlines mediante recordatorios y seguimientos.

• Realizar un número limitado de llamadas telefónicas por semana, solo cuando sea necesario.

2. Comunicación y Soporte al Cliente

• Redactar y enviar mensajes profesionales vía WhatsApp, LinkedIn o email, replicando el tono y estilo de la clienta.

• Agendar y confirmar sesiones, organizando links de Zoom y notas posteriores.

• Apoyar el onboarding y el seguimiento de clientes para asegurar una experiencia “5 estrellas” en todos los puntos de contacto.

3. Soporte de Contenido y Marketing (Secundario)

• Publicar y programar contenido aprobado en Facebook, Instagram y LinkedIn.

• Monitorear interacción y señalar las publicaciones con mejor desempeño.

• Reutilizar testimonios, citas e insights para crear borradores de posts.

• (Plus) Crear reels simples con herramientas como CapCut, añadiendo captions, portada y ediciones básicas.

4. Soporte Personal y Administrativo

• Gestionar la bandeja de entrada: priorizar correos, resumir puntos clave y redactar respuestas para aprobación.

• Manejar tareas personales (alquiler, viajes, eventos) con discreción, eficiencia y enfoque en costos.

• Mantener el orden digital: archivos, contraseñas, SOPs, contratos y notas.

• Coordinar compras virtuales o gestiones que ahorren tiempo y simplifiquen el día a día.

5. Eficiencia y Optimización

• Detectar ineficiencias en flujos (agenda, archivos, seguimientos) y proponer mejoras.

• Crear checklists, sistemas de tareas recurrentes o automatizaciones básicas para tareas repetitivas.

• Investigar herramientas que aumenten la productividad y reduzcan trabajo manual.

🎯 Requisitos

• Experiencia comprobable como Virtual Assistant, Executive Assistant u Operations Coordinator.

• Excelente inglés escrito y hablado, con acento neutro o mínimo.

• Gran capacidad de organización, priorización y gestión del tiempo.

• Dominio de herramientas digitales (ofimática, comunicación, CRM).

• Capacidad para trabajar de forma autónoma, con alta responsabilidad y seguimiento de instrucciones/SOPs.

• Perfil detallista, confiable, estable bajo presión y orientado a la mejora continua.

• Interés por la auto-mejora y motivación por sumarse a una empresa de alto impacto.

• Disposición a completar un cuestionario inicial para evaluar ajuste al puesto.

• Flexibilidad horaria mientras la clienta se encuentra viajando.

• Manejo de ChatGPT y GoHighLevel (GHL) para tareas de marketing y automatización.

🧠 Rasgos Ideales de la Persona

• Muy resolutiva y proactiva: busca respuestas y soluciones de forma independiente.

• Abierta al feedback y con comunicación madura y profesional.

• Precisa, meticulosa y veloz sin perder calidad.

• Altamente confiable con información sensible y privada.

• Siempre en búsqueda de mejorar procesos y hacer el trabajo más eficiente.

📃 Términos del Engagement

• Contrato bajo Master Services Agreement y Statement of Work (SOW).

• No es una oferta de empleo: el rol es como contratista independiente, no empleado/a de 20four7VA ni del cliente.

• Toda la compensación se procesa a través de 20four7VA según los términos del acuerdo.

• La asignación dependerá de la alineación con las necesidades del cliente, la experiencia y la disponibilidad.

📋 Descripción

Rol enfocado en brindar soporte administrativo y atención al cliente, manteniendo organizada la agenda de la empresa, gestionando comunicaciones con clientes y leads, y fortaleciendo la presencia digital a través de redes sociales. Ideal para una persona proactiva, organizada y con excelentes habilidades de comunicación en inglés.

🧩 Responsabilidades

• Gestionar y mantener el calendario de la empresa, reservando, confirmando y reprogramando citas con clientes.
• Realizar y recibir llamadas para atender consultas y agendar servicios.
• Hacer seguimiento a leads y prospectos por teléfono, correo o redes sociales.
• Enviar recordatorios de citas y mantener los horarios actualizados.
• Monitorear y responder mensajes, comentarios y consultas en TikTok, Facebook y YouTube de manera oportuna y profesional.
• Interactuar con seguidores y clientes potenciales para generar confianza y fortalecer la marca.
• Gestionar y actualizar los registros de clientes y comunicaciones en sistemas CRM.
• Rastrear consultas, leads, reservas y actividades de seguimiento con precisión.
• Organizar información y generar reportes simples en Excel para analizar desempeño y engagement.
• Asistir en la gestión de correos electrónicos, organización de archivos y actualización de registros internos.
• Brindar apoyo en tareas operativas básicas, como responder mensajes o coordinar con el equipo interno.

🎯 Requisitos

• Mínimo 1 año de experiencia como Asistente Virtual o en un rol similar de soporte administrativo.
• Excelentes habilidades de comunicación en inglés (se prefiere acento neutro).
• Capacidad para gestionar el tiempo y realizar múltiples tareas con eficiencia.
• Dominio de Microsoft Excel, Gmail, Google Calendar y plataformas CRM.
• Familiaridad con TikTok, Facebook y YouTube para interacción social y gestión de comunidades.
• Seguridad al atender llamadas y mantener un tono profesional.
• Persona detallista, confiable y con disposición para aprender.
• Conocimiento práctico en software como Microsoft Excel, CRM systems, Gmail, Google Calendar, plataformas sociales (TikTok, Facebook, YouTube) y sistemas telefónicos.

🏖️ Beneficios

• Horario flexible y posibilidad de trabajo remoto.
• Oportunidades de desarrollo profesional y aprendizaje continuo.