Trabajos remotos Administrativos

Overview:

We are looking for a detail-oriented and resourceful Executive Assistant to deliver dedicated support to our firm's two Partners, with occasional assistance to the wider team. This role emphasizes skilled management of calendars, travel coordination—including flights, hotels, and rental cars—and support with compiling and entering meeting notes as well as ad hoc research projects. Your organizational skills will ensure smooth daily operations and enable the Partners and team to focus on strategic priorities.

If this excites you, don’t wait—submit your application today!

Key Responsibilities

Calendar Management

•  Maintain and prioritize dynamic calendars for the firm’s two Partners.
•  Schedule meetings, coordinate appointments, resolve scheduling conflicts, and confirm in-person meetings.
•  Proficiency in booking across multiple time zones.

Travel Coordination

• Plan and book travel for the Partners, including flight reservations, hotel bookings, and rental car arrangements, etc., using online sites and accounts.
• Handling last-minute changes, cancellations, and troubleshooting travel logistics.

Meeting Notes & Ad Hoc Research Projects

• Compile and accurately enter meeting notes for the Partners.
• Undertake ad hoc research projects as requested, summarizing findings and preparing relevant materials for review.
• Ensure timely completion and delivery of documentation and research results.

Team Support

•  Occasional administrative assistance to other team members, such as scheduling meetings, occasional travel, or supporting internal initiatives.

Desired Traits & Qualifications

• 2–3 years of experience as an Executive Assistant, Virtual Assistant, or similar support role.
• Exceptional organizational, written, and verbal communication skills; Advanced English proficiency (C1-C2).
• Tech-savvy with Google Workspace, Outlook, and project management tools. Other tools: Copilot, Vimcal, Sanebox, DealCloud 
•  Highly proactive, adaptable, and detail-focused; thrives without constant supervision.
• Exercises discretion and professionalism at all times.
• Comfortable in a growth-oriented environment where initiative and ownership are expected.
• Reliable work-from-home setup with a stable internet connection and personal computer.

Why Join Us?

• Be part of an amazing remote community that values collaboration, integrity, and excellence. https://www.weremoto.com/about-us
• Work from home with flexibility and a healthy work-life balance.
• Enjoy paid time off and holidays aligned with both U.S. and your home country’s celebrations.
• Access to a private health care contribution through our benefit partners.
• Ongoing professional development with personal executive coaching to help you grow.

If you’re an experienced Executive Assistant looking for a remote, full-time opportunity where your organizational skills, initiative, and values can truly make an impact, we’d love to hear from you.

Apply today! 

📌 Rol: Admin Virtual Assistant – Data & CRM Support (CPT-10321)

🌎 Ubicación: 100% Remoto (Worldwide)

💼 Tipo de Contrato: Part time (20 hs/semana) – Independent Contractor

🧩 Nivel: Entry Level (Admin VA)

🏢 Empresa: 20four7VA (cliente: multifamily commercial real estate brokerage)

🕒 Horario: Lunes a Viernes, 8:00 am – 5:00 pm (EST) flexible

📋 Descripción General

Rol administrativo backend (no client-facing) enfocado en verificación de datos, research liviano y carga/orden en CRM. Ideal para alguien detallista, cómodo con tareas repetitivas y orientado a mantener registros limpios y consistentes.

📋 Responsabilidades Principales

• Ingresar y actualizar contactos, propiedades y deals en el CRM.

• Completar campos requeridos con consistencia y marcar datos faltantes/confusos.

• Verificar información de propiedad/ownership/contactos usando fuentes provistas.

• Hacer research liviano para completar gaps.

• Apoyar data scraping e imports (según indicaciones).

• Seguir SOPs de estándares de datos y organización.

• Trackear progreso y comunicar issues/inconsistencias.

🎯 Requisitos

• Alta atención al detalle y precisión.

• Comodidad con tareas repetitivas y estructuradas.

• Buen nivel de typing y data entry.

• Excel o Google Sheets (básico a intermedio).

• Capacidad de seguir instrucciones escritas y SOPs al pie de la letra.

• Perfil organizado/a, confiable y self-motivated.

• Experiencia previa admin/data entry es un plus, no excluyente.

🏖️ Condiciones

• Engagement bajo Master Services Agreement + Statement of Work.

• No es relación de empleo; se trabaja como contractor vía 20four7VA.

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% Remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Full time

🧩 Área: General Assistants

🏢 Empresa: Valatam

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Administrative Support Assistant bilingüe para brindar soporte administrativo remoto desde LATAM, ideal para perfiles organizados, detallistas y con buena comunicación.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Data entry y tareas de reporting interno.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar investigación y manejo de documentos.

• Otras tareas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) + backup.

• Bachelor o Associate’s degree (preferible).

🏖️ Beneficios

• Pago mensual equivalente a USD $696 – $1,044 (según experiencia).

• Incrementos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes.

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipendio mensual para seguro médico (post inducción).

• Bonos por cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos y celebraciones.

⚠️ Importante

Durante los primeros 4 meses, se requiere trabajar desde los países habilitados por la posición y sin viajes.

📌 Rol: Administrative Assistant (International)

🌎 Ubicación: 100% Remoto

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

PermitFlow busca un/a Administrative Assistant para brindar soporte administrativo en un entorno remoto. El rol requiere organización, comunicación efectiva y apoyo a operaciones internas, colaborando con equipos y terceros para facilitar el crecimiento y la eficiencia del negocio.

📋 Responsabilidades Principales

• Brindar soporte administrativo general.

• Gestionar y apoyar equipos cuando sea necesario.

• Comunicarse con terceros vía teléfono y email.

• Mantener organización y seguimiento de tareas administrativas.

• Apoyar las operaciones para el desarrollo y éxito a largo plazo de la compañía.

🎯 Requisitos

• Experiencia comprobable en un rol similar.

• Excelentes habilidades organizativas y de comunicación.

• Atención al detalle.

• Manejo de MS Office y programas informáticos comunes.

• Internet rápido y confiable (backup recomendado).

• Equipo: laptop/desktop (mín. 8GB RAM, Intel Core i5 o equivalente), cámara para Zoom (recomendada) y micrófono con cancelación de ruido.

🏖️ Beneficios

• Compensación: USD $3.50 – $7.00 por hora.

• Trabajo 100% remoto.

📌 Rol: Bilingual Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto (LatAm)

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: Bachelor’s o Associate’s degree (preferido)

📋 Descripción General

Valatam conecta profesionales bilingües de Latinoamérica con clientes globales. El rol es para perfiles organizados, detallistas y bilingües que brinden soporte remoto y administrativo a clientes.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Hacer data entry y reportes internos.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar research y manejo de documentos.

• Otras tareas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés y español fluido (C1/C2).

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Buena comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) + backup.

• Importante: durante los primeros 4 meses, trabajar desde los países listados y sin viajes.

🏖️ Beneficios

• USD $696–$1,044/mes (según experiencia).

• Incrementos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% da bono fin de año).

• 7 feriados federales de EE.UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipend mensual para seguro médico (post inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos y celebraciones.

📌 Rol: Bilingual Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: Bachelor’s o Associate’s degree (preferido)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Bilingual Virtual Assistant remoto/a para apoyar a clientes desde Latinoamérica. Es un rol ideal para perfiles organizados, detallistas y bilingües, con foco en documentación, manejo de archivos, data entry, reporting y comunicación con clientes y vendors.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y tareas internas de reporting.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar research y manejo de documentos.

• Otras tareas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido C1/C2 y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y problem-solving.

• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión backup.

• Título universitario o terciario (preferido).

🏖️ Beneficios

• Rate por hora equivalente a USD $696 – $1,044/mes (según experiencia).

• Aumentos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% de clientes dan bonus anual).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipend mensual de seguro médico (después de inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + Gym/Wellness allowance.

• Clases online de fitness ilimitadas + eventos de la empresa y celebraciones de Navidad.

📌 IMPORTANTE

• Durante los primeros 4 meses, es crítico estar disponible para trabajar desde los países listados y sin viajes. Si tenés un viaje planificado dentro de los próximos 4 meses, piden aplicar al regreso.

📌 Rol: Administrative Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto (Argentina)

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

Empresa dinámica y de ritmo rápido busca un/a Administrative Assistant para apoyar operaciones administrativas diarias. El rol se centra en organización de email, manejo de calendario, coordinación de reuniones y preparación de reportes, asegurando orden operativo y eficiencia del equipo.

📋 Responsabilidades Principales

• Organizar inbox cada mañana: revisar, taggear, clasificar y señalar urgentes y follow-ups.

• Gestionar calendario: detectar conflictos, resolver solapamientos y coordinar reuniones internas/externas con invitaciones, agendas y actualizaciones.

• Dar soporte por Slack: responder consultas, derivar temas y hacer seguimiento hasta resolución.

• Preparar y enviar reportes mensuales por email con información y métricas clave, claros y a tiempo.

• Apoyar tareas administrativas generales: data entry, document management y organización de archivos, con enfoque proactivo.

🎯 Requisitos

• 1+ año de experiencia en rol administrativo o de asistencia.

• Manejo de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar).

• Familiaridad con Slack.

• Fuertes habilidades organizativas, atención al detalle y comunicación escrita/oral.

• Buen time management, resolución de problemas y capacidad de multitasking con prioridades cambiantes.

• Capacidad de trabajar de forma independiente, colaborar entre áreas y mantener confiabilidad/proactividad.

⏰ Horario

• 9 AM – 5 PM EST (remoto).

💰 Compensación

• USD $700 – $800 por mes

✅ Qué Se Considera Éxito En El Rol

• Email y calendario gestionados con eficiencia y sin conflictos.

• Coordinación de reuniones precisa y comunicación fluida.

• Respuestas y seguimiento efectivos por Slack.

• Reportes mensuales correctos y entregados en tiempo.

📌 Proceso De Postulación

• Completar el formulario de aplicación.

• Grabar un video mostrando tus skill sets.

📌 Rol: CPT-10282 Medical Virtual Assistant (Insurance Verification & Front Desk Support)

🌎 Ubicación: Remoto (Worldwide / offshore)

💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor (Telehealth Business Support – Junior Level) – Part Time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

20four7VA busca contractors offshore para soporte remoto a clientes globales. El cliente es una práctica de oftalmología de un solo provider (aprox. 20 pacientes/día) y necesita un/a VA part-time confiable y detallista para verificación de seguros y tareas de front desk, asegurando elegibilidad correcta y operaciones diarias fluidas.

📋 Responsabilidades Principales

• Verificar elegibilidad de seguro para visitas y procedimientos antes de las citas.

• Confirmar cobertura in-network vs out-of-network.

• Determinar responsabilidad del paciente (copays, deductibles, coinsurance) antes del check-in.

• Detectar problemas de seguro con anticipación para evitar claims denegados o rechazados.

• Mantener datos de seguro correctos dentro del EHR.

• Agendar, reprogramar y confirmar citas siguiendo protocolos y reglas del provider.

• Apoyar comunicaciones con pacientes sobre agenda y dudas de seguros.

• Atender y derivar llamadas entrantes vía sistema VOIP, con trato profesional.

• Realizar tareas administrativas generales y documentar/trackear tareas en Google Docs.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en verificación de seguros médicos.

• Conocimiento de conceptos de medical billing, eligibility checks y patient responsibility.

• Experiencia con sistemas EHR, preferentemente Athena.

• Alta atención al detalle y precisión.

• Buena comunicación oral y escrita.

• Capacidad de seguir workflows y protocolos del consultorio.

• Internet confiable y setup profesional.

• Preferido: experiencia en oftalmología o prácticas specialty, experiencia VA/soporte remoto en salud, y autonomía con mínima supervisión tras training.

⏰ Horario

• 10 horas semanales, lunes a viernes.

• Horario diario: TBD.

📌 IMPORTANTE (Postulación / Términos)

• Engagement bajo Master Services Agreement + Statement of Work.

• No es empleo: es contractor (no empleado/a de 20four7VA ni del cliente).

• Compensación procesada por 20four7VA según términos del engagement.

• Si ya completaste el proceso de recruiting de 20four7VA o trabajaste antes con un cliente, piden aplicar por el Team Portal con tu email emitido por 20four7VA.

📌 Rol: Virtual Assistant / Production Admin Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto

💼 Tipo de Contrato: Full Time (40 horas/semana)

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

Productora creativa de video busca un/a Production Admin Assistant altamente organizado/a para encargarse de tareas administrativas clave que mantienen los proyectos en orden. El rol permite que el/la Producer se enfoque en lo creativo, mientras vos asegurás seguimiento, coordinación y orden operativo. Ideal para perfiles que disfrutan la estructura, el detalle y el follow-up constante.

📋 Responsabilidades Principales

• Dar seguimiento a paperwork: solicitar W9s, invoices y release forms a crew, vendors y talento; asegurar firma, entrega y archivo correcto.

• Trackear receipts y budgets: recolectar comprobantes post-shoot/meetings, etiquetar archivos y cargar montos con precisión en spreadsheets.

• Mantener archivos organizados: gestionar Google Drive, naming correcto y estructura limpia por proyecto.

• Coordinar agendas: organizar meetings y shoots, enviar calendar invites y ayudar a mantener el schedule del Producer.

🎯 Requisitos

• Comodidad enviando recordatorios y follow-ups a contactos nuevos.

• Alta precisión para detectar errores en archivos y números.

• Excelente comunicación escrita (emails claros y profesionales).

• Perfil tech-savvy y rápido aprendizaje de herramientas.

• Disponibilidad para trabajar en Pacific Time Zone.

💰 Salario

• USD $1,000 – $1,500 por mes

📌 Rol: Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% Remoto (aceptan candidatos fuera de EE. UU.)

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

ProVision Virtual Solutions busca un/a Virtual Assistant altamente organizado/a, proactivo/a y adaptable para apoyar a un/a líder de small business y al equipo interno con tareas administrativas, operativas y client-facing. El rol es remoto y ofrece training para nuevas tareas cuando sea necesario. La empresa provee el equipo (laptop, periféricos y monitor externo).

📋 Responsabilidades Principales

• Actuar como recepcionista para colas de llamadas entrantes cuando sea necesario, brindando atención profesional y cordial.

• Asistir con tareas de bookkeeping según se requiera (training provisto).

• Apoyar tareas de insurance brokerage según se requiera (training provisto).

• Redactar comunicaciones a clientes cuando se indique, con claridad y profesionalismo.

• Ayudar en la preparación de reportes o documentos del negocio cuando se necesite.

• Completar otras tareas asignadas para apoyar operaciones.

🎯 Requisitos

• 2–5 años de experiencia relevante en administración, customer service o roles relacionados (preferentemente en entorno virtual).

• Capacidad de gestionar múltiples prioridades y comunicarse con claridad en entorno remoto.

• Preferencia por candidatos que puedan trabajar horario CST, especialmente Lun–Vie 8:00 am a 5:00 pm.

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto.

• Equipo provisto por la empresa (laptop, periféricos, monitor externo).

📌 Rol: Virtual Administrative Assistant (Work From Home)

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Full time

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Asistente Administrativo/a remoto/a para brindar soporte a clientes globales desde Latinoamérica. Es un rol ideal para perfiles organizados, detallistas y bilingües, con foco en documentación, manejo de archivos, data entry y comunicación con clientes/proveedores.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y reportes internos.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar investigación y manejo de documentos.

• Otras tareas administrativas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y Español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Buena comunicación y capacidad de resolución de problemas.

• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps bajada / 2 Mbps subida) + conexión de respaldo.

• Título Bachelor o Associate (preferido).

🏖️ Beneficios

• Salario mensual equivalente a USD $696 – $1,044 (según experiencia).

• Aumentos anuales.

• Bonos discrecionales del cliente (80% de clientes dan bonus anual).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Estipendio mensual de seguro médico (después de inducción).

• Bonos por cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos de empresa y celebraciones navideñas.

• Importante: durante los primeros 4 meses no se permite viajar; hay que estar disponible en el país habilitado.

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo

🎓 Formación: Licenciatura o Associate’s degree (preferido)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Asistente Administrativo/a Bilingüe para brindar soporte remoto a clientes desde Latinoamérica. El rol es ideal para personas organizadas, detallistas y con excelente comunicación en inglés y español, enfocadas en mantener procesos y registros claros.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros actualizados.

• Subir, organizar y administrar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y tareas de reporting interno.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y proveedores.

• Apoyar en research y manejo de documentos.

• Otras tareas relacionadas según necesidad.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1 a 5 años de experiencia en administración o asistencia virtual.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥ 10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión de respaldo.

🏖️ Beneficios

• Salario mensual equivalente por hora: USD $696 – $1,044 (según experiencia).

• Incrementos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% otorga bonos de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Estipendio mensual de seguro médico (después de inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + allowance de gym/bienestar.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos y celebraciones.