📋 Descripción

CPT-10024 • Executive Assistant & Healthcare Operations Coordinator

Rol como contratista independiente para dar soporte remoto a la dirección de una empresa del sector salud en funciones administrativas, de RRHH, compliance y operaciones. Serás el “hub” organizativo: formularios, documentación, payroll, licencias, flujo de trabajo y cultura interna del equipo.

🧩 Responsabilidades principales

1. Administración & documentación

• Completar formularios online (seguros, licencias, HR, proveedores) con datos proporcionados.
• Mantener y actualizar bases de tareas en Notion / Google Sheets / ClickUp.
• Hacer seguimiento de renovaciones, autorizaciones y documentos de compliance.
• Organizar archivos digitales (recibos, contratos, reportes) en Google Drive/OneDrive.
• Crear y gestionar plantillas de formularios y cartas.
• Redactar, corregir y enviar correos/cartas/avisos a partir de plantillas o indicaciones.

2. Agenda & coordinación de comunicación

• Agendar reuniones en Zoom (equipo, clientes, sesiones de beneficios, HR, trainings).
• Coordinar encuentros entre CEO, liderazgo y staff.
• Mantener listas de “To Call” y “To Follow Up” en el gestor de tareas.
• Gestionar llamadas, mensajes de Slack y faxes online relacionados con admin/HR.
• Responder consultas con profesionalismo y calidez usando recursos aprobados.

3. Soporte de RRHH & nómina

• Responder dudas de HR (políticas, beneficios, reembolsos).
• Apoyar en onboarding, seguimiento de CEUs y altas en beneficios.
• Revisar timesheets y apoyar el proceso de nómina (Gusto, QuickBooks u otros).
• Mantener registros de vacaciones, bajas y ajustes de payroll.
• Apoyar en la organización y revisión de evaluaciones de desempeño.

4. Credencialización, compliance & sistemas de flujo

• Hacer seguimiento y renovar licencias, seguros, CEUs y credenciales.
• Apoyar inscripciones de proveedores y actualización de CAQH.
• Mantener logs de compliance y enviar recordatorios de renovación a tiempo.
• Editar y administrar Jotforms y flujos automatizados (lógica, integraciones, validaciones).
• Testear y actualizar formularios para asegurar exactitud y funcionamiento.

5. Experiencia & cultura de equipo (TEC)

• Coordinar reconocimientos y detalles para el equipo (cumpleaños, aniversarios, gifts).
• Organizar meetups, formaciones y celebraciones virtuales.
• Mantener calendario de hitos y eventos de engagement.
• Apoyar en newsletters internas y comunicaciones para fortalecer la cultura.

6. Investigación & soporte de formación

• Editar y actualizar manuales de training y guías clínicas.
• Hacer investigación ligera para iniciativas educativas y operativas.
• Apoyar con solicitudes de CEUs y documentación de trainings.
• Formatear y crear materiales de formación profesionales.

🎯 Requisitos

Formación

• Técnico o grado en Healthcare Administration, Business, HR o similar, o experiencia equivalente.

Experiencia

• Mínimo 2 años en administración sanitaria, coordinación de RRHH u operaciones.
• Familiaridad con nómina, credencialización y procesos de compliance.
• Deseable experiencia previa con sistemas de salud de EE. UU. y su terminología.

Habilidades & perfil

• Inglés escrito y hablado excelente (nivel acento A–B).
• Gran organización, multitarea y atención al detalle.
• Redacción profesional para comunicaciones de HR/políticas.
• Personalidad cálida, inclusiva y orientada a cuidar la cultura de equipo.
• Perfil muy tech-savvy, cómodo con plataformas online.
• Discreción absoluta y cumplimiento de estándares HIPAA.

🏖️ Beneficios & condiciones

• Contratista independiente a través de 20four7VA (no relación de empleo).
• Rol 100% remoto.
• 25 horas/semana, lunes a viernes.
• Horario: 3:00 PM – 8:00 PM PST.
• Trabajo con clientes en mercados desarrollados (EE. UU., Reino Unido, Canadá, Australia).