📌 Rol: CPT-10082 Bookkeeping and Admin Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto (offshore, foco en clientes UK/US)

💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor – Business Support VA Junior/Senior Level

⏱️ Horas Semanales: 40 horas

🗓️ Días: Lunes a Viernes

🕒 Horario de Referencia: 10:00 a 19:00 (hora del Reino Unido)

📝 Idioma del CV: Inglés (obligatorio)

📋 Sobre 20four7VA y el Cliente

20four7VA conecta contratistas independientes offshore con clientes en mercados desarrollados como Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia. En esta oportunidad, buscamos un/a Virtual Assistant / Bookkeeper para brindar soporte continuo a varias empresas con sede en el Reino Unido: un care home, una compañía de propiedades y una franquicia Regus. Reportarás directamente al Director y trabajarás en coordinación con contadores, proveedores y autoridades locales del Reino Unido, ayudando a mejorar la eficiencia del negocio, la calidad del servicio y el orden operativo a través de tareas administrativas y contables de alta calidad.

📋 Responsabilidades Principales

Soporte General (todas las empresas)

• Contactar proveedores y clientes para presentarte, confirmar datos y asegurar una comunicación fluida.

• Enviar emails de presentación profesional y configurar cuentas de facturación o proveedores cuando haga falta.

• Descargar facturas de portales de proveedores y enviar facturas de compra/venta al contador.

• Mantener un archivo digital ordenado de facturas, recibos y correspondencia.

• Editar y formatear documentos, cartas y hojas de cálculo del negocio.

• Monitorear bandejas de correo compartidas y priorizar emails que requieran acción o escalamiento.

• Realizar llamadas a proveedores, ayuntamientos y otros contactos para seguimiento de facturas, deudas o consultas.

• Mantener listas de tareas claras y asegurar el cumplimiento de deadlines.

Care Home

• Recopilar horas de personal y comunicaciones desde el Care Home Manager y revisarlas contra RotaCloud (rota management software).

• Detectar discrepancias y reportar incidencias de forma oportuna.

• Contactar Birmingham City Council y otras autoridades de financiación respecto a pagos, facturas y consultas.

• Apoyar en la recopilación de registros y organización de documentos.

• Mantener confidencialidad y cumplimiento de normas de protección de datos.

Regus Franchise

• Dar soporte administrativo similar en coordinación con los sistemas y procesos de Regus/IWG.

• Colaborar en la comunicación con proveedores, clientes y equipos internos ligados a la franquicia.

• Ayudar con registros, archivos y seguimiento de información relevante para la operación.

Property & General Business Support

• Mantener trackers de pagos de renta, flujo de caja y cumplimiento de propiedades (EPC, gas safety, seguros, etc.).

• Apoyar procesos de refinanciación o solicitudes de financiación, compilando la documentación requerida.

• Gestionar listados en OpenRent y otros portales (publicación de propiedades y comunicación con inquilinos).

• Apoyar la correspondencia y gestión de archivos para contadores, abogados y lenders.

• Investigar y comparar presupuestos de servicios o proveedores cuando sea necesario.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en soporte administrativo, bookkeeping o funciones financieras (preferido).

• Experiencia trabajando con negocios basados en UK es un plus.

• Conocimiento de QuickBooks, Xero o Sage es ventajoso pero no esencial.

• Idealmente experiencia en administración de propiedades, care homes o entorno Regus/IWG.

• Excelentes habilidades numéricas, administrativas y de organización.

• Gran nivel de inglés escrito y hablado, con capacidad de comunicarte con contadores, proveedores y autoridades del Reino Unido.

• Capacidad para priorizar tareas, gestionar múltiples responsabilidades y cumplir plazos.

• Alto nivel de precisión, atención al detalle y confidencialidad.

• Comodidad trabajando de forma independiente dentro de un marco de procesos definidos.

📃 Términos del Engagement

• Rol bajo Master Services Agreement y Statement of Work de 20four7VA.

• No es una oferta de empleo: la relación es como contratista independiente, no empleado/a de 20four7VA ni del cliente.

• Toda compensación se procesa a través de 20four7VA según los términos del acuerdo.

• La asignación final dependerá de la alineación con las necesidades del cliente, la experiencia y la disponibilidad.

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto en horario de Reino Unido.

• Oportunidad de trabajar con varias empresas UK (care home, propiedades, franquicia Regus).

• Rol estable a tiempo completo con tareas variadas de administración y contabilidad ligera.