📌 Rol: Bilingual Administrative Support Specialist

🌎 Ubicación: 100% remoto

💼 Tipo de Contrato: Full time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

Buscamos un/a Bilingual Administrative Support Specialist para ClearDesk, una posición 100% remota orientada a brindar soporte administrativo y de coordinación para que los equipos entreguen experiencias fluidas y profesionales a los clientes. Serás la persona clave detrás de procesos como onboarding de nuevos clientes, gestión de documentación, seguimiento de tareas y actualización de información en sistemas internos como Salesforce. El rol combina organización, atención al detalle y comunicación en inglés y español, asegurando que todo funcione de forma precisa, oportuna y sin fricciones para los clientes y el equipo interno.

📋 Responsabilidades Principales

• Brindar soporte administrativo y de coordinación para garantizar operaciones diarias fluidas para el equipo.

• Realizar llamadas de bienvenida con nuevos clientes usando guiones predefinidos y documentar toda la información requerida en Salesforce.

• Enviar documentos a clientes para revisión y firma, dar seguimiento al estado y asegurar su entrega oportuna.

• Mantener y actualizar registros de clientes y logs de tareas en Salesforce, cumpliendo lineamientos internos.

• Dar soporte en el formateo de documentos, organización de archivos digitales y mantenimiento de estructuras claras de carpetas y nombres en drives compartidos.

• Hacer seguimiento de procesos activos, identificar documentación incompleta o demorada y comunicar el estado al equipo vía Slack o email.

• Agendar citas de seguimiento, recordatorios o llamadas de check-in, coordinando la comunicación entre clientes y departamentos internos.

• Realizar data entry ligero y asegurar exactitud en la documentación digital para apoyar reportes y auditorías.

• Participar en reuniones semanales de equipo vía Zoom, compartir actualizaciones de progreso y escalar problemas o cuellos de botella.

• Apoyar otras funciones administrativas según se asignen, mostrando flexibilidad ante nuevos proyectos o cambios en el flujo de trabajo.

• Redactar y enviar newsletters con listings, novedades y noticias del equipo.

• Colaborar con agentes para alinear el marketing a su marca y objetivos.

• Mantener sitios web y listings online actualizados.

🎯 Requisitos

• Experiencia previa en soporte administrativo, onboarding de clientes o atención al cliente.

• Bilingüe inglés–español, con comunicación clara y profesional en ambos idiomas.

• Confianza usando CRMs (como Salesforce), hojas de cálculo y otras herramientas cloud.

• Alta capacidad organizativa para gestionar múltiples clientes, tareas y deadlines.

• Gran atención al detalle y compromiso con la precisión y consistencia documental.

• Perfil proactivo, resolutivo y cómodo haciendo seguimiento para mantener procesos en tiempo.

• Capacidad de autogestión, confiabilidad y comodidad trabajando de forma remota.

• Enfoque colaborativo y orientación a mantener las operaciones funcionando sin fricciones.

• Disponibilidad para trabajar en horario de zona horaria de EE. UU.

Requisitos Técnicos

• Webcam HD de al menos 720p.

• Headset con cancelación de ruido.

• Conexión a internet principal de al menos 25 Mbps.

• Laptop/PC principal con procesador mínimo Intel Core i5 (o equivalente) y 8 GB de RAM.

• Laptop/PC de respaldo con al menos Intel Core i3 y 4 GB de RAM.

• Dispositivo de internet de respaldo y fuente de energía de respaldo.

🏖️ Beneficios

• Trabajo 100% remoto desde casa.

• Colaboración con clientes en EE. UU. que valoran el tiempo y las habilidades del equipo remoto.

• Entorno remote-first con apoyo real al crecimiento profesional.

• Pago justo y puntual.

• Cobertura de HMO prepagada para tranquilidad y bienestar.

• Oportunidades de desarrollo con herramientas, capacitación y feedback honesto.

• Celebración de logros y cultura que se preocupa genuinamente por las personas.