🗂️ Administrative & Client Relations Support Virtual Assistant | 100% Remoto | Medio Tiempo

Descripción del puesto

Buscamos un(a) Asistente Virtual Administrativo(a) con excelente atención al detalle y habilidades de comunicación para brindar soporte a una clínica de medicina estética y bienestar en plena expansión. El rol implica gestionar la comunicación con clientes, coordinar citas, realizar seguimiento de leads, asistir con facturación e inventarios, y mantener la organización general de las operaciones diarias.

Responsabilidades

• Responder de forma profesional y oportuna a correos, llamadas y mensajes de clientes mediante RingRX.
• Coordinar y confirmar citas, seguimientos y consultas utilizando Aesthetic Record EMR u otros sistemas internos.
• Registrar y monitorear solicitudes de nuevos clientes, así como mantener un calendario actualizado de citas.
• Realizar seguimiento de leads provenientes de llamadas, formularios web y redes sociales, generando reportes simples de seguimiento.
• Emitir y administrar facturas, pagos e informes financieros básicos.
• Apoyar en el control de inventario de productos cosméticos y suministros médicos.
• Elaborar y organizar documentos, manuales y reportes administrativos.
• Asistir al cliente en la documentación de procesos internos y en la creación de manuales operativos.
• Garantizar la confidencialidad de la información sensible y brindar una atención empática y profesional.

Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia en soporte administrativo o servicio al cliente (idealmente en clínicas, estética o wellness).
• Dominio del inglés (fluido, hablado y escrito) con acento neutro.
• Conocimientos en Aesthetic Record EMR o plataformas similares (deseable).
• Capacidad para comunicarse con confianza por teléfono y correo.
• Excelente organización, atención al detalle y manejo simultáneo de tareas.
• Experiencia en Google Workspace y Microsoft Word.
• Actitud proactiva, profesional y orientada al servicio.

Condiciones

🕐 Medio tiempo (20 horas semanales).

🗓️ Lunes a viernes, 10:00 a.m. – 2:00 p.m. CST (tras periodo inicial de entrenamiento).

🌎 Contrato independiente (freelance).

💬 Comunicación directa con el equipo de operaciones y la dirección de la clínica.