📌 Rol: Business Operations Coordinator – Pavago

🌎 Ubicación: Remoto – El Salvador

💼 Tipo de Contrato: Full-time

🕒 Horario: U.S. Business Hours (EST)

📋 Descripción General

Pavago busca un Business Operations Coordinator para uno de sus clientes, responsable de coordinar las operaciones diarias del negocio, incluyendo gestión de CRM, facturación, programación de actividades, comunicación con clientes y procesos administrativos.

La persona seleccionada deberá garantizar que los sistemas operativos estén actualizados, las facturas se procesen a tiempo, los cronogramas estén organizados y los seguimientos con clientes se realicen correctamente.

Es un puesto orientado a la ejecución, la organización y la mejora de procesos operativos.

📋 Responsabilidades Principales

  • Coordinar los flujos de trabajo diarios y los procesos administrativos de la empresa.

  • Brindar soporte operativo a los equipos de liderazgo.

  • Identificar oportunidades de mejora y optimizar la eficiencia de los procesos.

  • Mantener registros precisos y actualizados en el CRM.

  • Gestionar información operativa mediante Excel, Google Sheets, OneDrive, CompanyCam y plataformas CRM.

  • Organizar documentación y garantizar la precisión de los datos para facturación e informes.

  • Procesar facturas de manera correcta y puntual.

  • Supervisar pagos pendientes y realizar seguimientos de cuentas por cobrar.

  • Coordinar conciliaciones y documentación de respaldo con el equipo contable.

  • Verificar que la facturación corresponda a los trabajos realizados.

  • Supervisar cronogramas y actividades mediante Aspire, Azuga o plataformas similares.

  • Identificar conflictos de programación, retrasos y discrepancias en los registros de tiempo.

  • Brindar soporte en el seguimiento de horas para nómina y cálculo de costos por trabajo (job costing).

  • Gestionar comunicaciones y seguimientos con clientes.

  • Preparar informes, propuestas y documentación operativa.

  • Investigar proveedores y precios cuando sea necesario.

  • Brindar soporte en la gestión de agendas ejecutivas, correos electrónicos y comunicaciones mediante Microsoft Teams.

🎯 Requisitos

  • Experiencia en coordinación de operaciones, soporte administrativo, facturación, programación de actividades o gestión de flujos de trabajo.

  • Dominio de Microsoft Excel, Outlook, Word, Teams y OneDrive.

  • Experiencia utilizando sistemas CRM.

  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y organización.

  • Gran atención al detalle y capacidad para mantener información precisa y actualizada.

  • Capacidad para trabajar de manera independiente en un entorno remoto.

  • Orientación a la ejecución y al cumplimiento de tareas y seguimientos.

Se valora:

  • Experiencia utilizando Aspire o Azuga.

  • Experiencia en construcción, paisajismo (landscaping), servicios de campo o empresas con operaciones intensivas.

  • Experiencia en coordinación de nóminas, cálculo de costos por trabajo (job costing) o cuentas por cobrar.

📌 Información Adicional / Proceso de Selección

El proceso de selección incluye:

  1. Entrevista inicial con un reclutador.

  2. Entrevista enfocada en operaciones.

  3. Evaluación práctica de flujos de trabajo o situaciones operativas.

  4. Entrevista con el cliente.

  5. Oferta e incorporación.

Después de postularse, los candidatos recibirán una invitación por correo electrónico para grabar un video de presentación mediante Spark Hire, como parte de la solicitud.

El video puede grabarse varias veces antes de enviarlo. Se recomienda revisar tanto la bandeja de entrada como la carpeta de correo no deseado.